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 怎样书写日文电子邮件

需要发邮件道歉或者拒绝别人时,你是否害怕因为措辞不当伤了和气,所以难以开口?小编这次提供给大家一些道歉、抱怨、拒绝和提醒别人注意时的邮件例文,希望能对你有所帮助。
[1] 致歉邮件模板

谢る

道歉

メールでよいかは状况次第

是否该用邮件要视情况而定

谢罪は対面、または电话で直接伝えるのが基本。ただし相手が不在のときの急ぎの谢罪や、直接诧びた後の原因?経过报告、内容が深刻でないときなどは、メールで许される场合も。相手との関系性や事态の深刻度で判断を

面谈和电话直接通话是道歉的基本原则。但是,对方不在的情况下的紧急致歉,或者是向对方直接道歉之后提交的原因经过的详细说明等可以通过发送邮件来完成。这需视与对方的关联性和事情的严重程度而定。

例)商品の配送个数が间违っていたお诧び

例)弄错商品配送数量的道歉

平素は格别のご爱顾を赐り、
ありがとうございます。
日経食品 営业部 
日経花子でございます。

平日里多谢您的关照,
我是日经食品营业部的花子。
(Point:开头部分要比平时更加郑重)

この度は弊社商品「○○」のご注文200个に対し、
100个しかお送りしておりませんでしたこと、
大変申し訳ございませんでした。

这次贵公司预订了200个○○产品,
我公司只配送了100个,
深感抱歉。
(Point:明确传达道歉的事项)

社内で原因を调査しましたところ、
端末への入力ミスである
ことが判明いたしました。
早急に追加100个を准备し、
明日の午前中には届くよう手配させていただきました。

在公司内调查原因后发现,
是电脑输入时犯了错误。
现在准备立刻追加100个,
大概明天上午送达。
(Point:说明事件原因和解决方案等对方想知道的信息)

今後は二度とこのようなことがないよう、
入力のチェック态势を强化するなど、
细心の注意を払う所存です。

为了避免再次发生类似情况,
我们将重视和强化对数据输入的检查。
(Point:让对方看到避免同样错误的态度)

この度は、
弊社に不手际がございましたこと、
深くお诧び申し上げます。
今後とも何卒よろしく
お愿いいたします。

这次是我公司的失误,
再次深表歉意。
今后请多多关照。


[2] 建议邮件模板
苦情を言う

提意见

相手のデメリットも示す

指出对方的缺点

苦情とは、相手に改善策を求める行为。“怒り” ではなく“交渉”のつもりで书いて」。これまでの経纬や相手のデメリットを説明し、求める改善策を明确に。最後は「ご検讨お愿いします」と相手に委ねると、返信しやすくなる

提意见就是希望对方改善做法的行为。不应该怒气冲冲,而是应该抱着交涉的态度写邮件。向对方说明事情的原委和不足之处,明确要求对方提出改善方法。最后拜托对方一起商讨,就很容易得到对方的回信。

例)担当者の変更の申し入れ

例)提议变更负责人

いつも大変お世话になっております。
日経饮料企画部の日経花子です。
今日は、お伝えしにくいことですが、
お愿いがございまして
メールを差し上げました。

平日里多谢您的关照,
我是日经饮料企划部的花子。
今天有个请求难以启齿,
于是给您发了邮件。
(Point:表达出“很难开口”“不是自己本意”这层意思)

现在、御社の××様にご担当をお愿いしております。
以前のお仕事ぶりはとても热心で、
満足しておりました。
しかし、ご存知の通り、
この数カ月ミスが多発しております。

现在贵公司的××先生正担任这项工作。
以前他工作热情非常高,
我公司也很满意。
但是,如您所知,
这几个月他有不少失误之处。
(Point:即使是对方的错也不能一味指责,说清事情原委)

このままでは、
业务时间やコストの面で、
御社にとっても
不利益になりかねません。

长此以往的话,
在业务时间和成本方面,
对贵公司来说也是不利的。
(Point:说明这种状况持续下去会给对方造成的损失)

お手数ですが、ご担当者の変更を
検讨いただけませんでしょうか。
御社からのサポートは、引き続き
お愿いしたいと考えております。
ご検讨のほど、
よろしくお愿い申し上げます。

给您添麻烦了,
能一起讨论一下变更负责人的事情吗?
接下来也想得到贵公司的支援。
关于商讨的事宜,
请考虑一下。
(Point:拜托对方一起商讨,增加回信的可能)


[3] 拒绝邮件模板
断る

拒绝

お礼の一言で気持ちよく

用感谢的话语委婉拒绝

まずはお礼の一言を入れ、相手の心证を和らげて。その後は、付き合いを続けるつもりがない相手なら短い文章でハッキリ断る。付き合いを続けたいなら、可能な范囲で断る理由を説明し、丁宁に结ぼう

首先表达感谢,安抚对方心情。之后,如果不打算继续跟对方合作,就用简短的话直接拒绝。有合作意向的话,说明拒绝的理由,礼貌地结尾。

例)事务用品の売り込みを断る场合

例)拒绝办公用品的推销

お世话になります。
日経工业 総务部の
日経花子と申します。
先日は御社商品「○○」を
ご案内くださり、
ありがとうございました。

承蒙关照。
我是日经工业总务部的花子。
前几天您谢谢您介绍了贵公司的○○商品。
(Point:首先传达谢意)

せっかくですが、
事务消耗品などは既に
他社で契约しております。
つきましては、资料送付や
购入などは、
谨んでお断り申し上げます。

劳您费心了,
但是我们已经和别的公司签订了购买办公用品的协议,
所以只能拒绝你们的资料送达和购买的要求了。
(Point:不打算继续合作的话就用简短的话直接拒绝)

それでは、失礼いたします。

那么就不好意思了。

例)付き合いを続けたい场合

例)想继续合作的情况

私としてはぜひ御社に
お愿いしたいと思いましたが、
社の方针として、
今回はコストの安い他社様に
お愿いすることになりました。

我本人是很想和贵公司合作的,
但是我们公司这次已经和其他公司签约了,他们要价更低。
(Point:对于今后想继续合作的对象,传达出“不得不拒绝”的意思,以“今后还请多多关照”结尾)

来期以降、またお声がけ
いただけるとうれしく存じます。
本当に申し訳ございませんが、
今後とも、どうぞよろしく
お愿いいたします。



[4] 提醒邮件模板

注意する

提醒

感情的にならずに事実を伝える

不要感情用事,实话实说

注意する场面では、社内の後辈?部下など、目下の人を相手にするケースも多い。横柄な态度にならないよう、注意に至った理由や事実を冷静に伝え、求める改善策を伝えて。最後は「相手を信頼している」姿势を见せると

大多时候是对公司里的后辈或下级的提点。不要摆出傲慢的姿态,沉着地提出你提醒他的理由和事实,引导他找到改善方法。最后让他知道你很信任他。

例)後辈の仕事の遅れを注意する场合

例)提醒后辈工作延误的情况

お疲れ様です。
今回のプロジェクトですが、
○○君と同じチームの
メンバーによると、
作业が遅れていて、
缔め切りに间に合わせるのが
难しいようですね。

辛苦了。
据和你同组的组员说,
你工作进展很慢,
看来很难在截止日期前完成啊。
(Point:不要不分青红皂白地责骂和感情用事,冷静地传达出事实)

今回は仕方ありませんが、
作业が遅れているときは、
ひとりで抱え込まず、
早めに相谈してください。

这次已经没有办法了,
要是不能按期完成工作,
不要一个人承担,
请尽快和我商量。
(Point:提出“请和我商量”,为对方准备好退路,对方更容易回信)

一つのチームに遅れが出ると、
他部署にも迷惑が
かかってしまいます。
○○君なら、その辺の事情は
分かると思うので、あまり
心配はしていないのだけれど。

如果一个队赶不上进度,
也会给其他部门添麻烦。
是○○你的话,肯定明白这一点,
我就不多担心了。
(Point:让对方看到你很信赖他,可以促进事态的改善)

では、よろしくお愿いします。



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